Kick-off & RACI matrisi
Sözleşme imzasının ardından kick-off toplantısı; RACI matrisi (kim sorumlu, kim hesap verir, kim danışılır, kim bilgilendirilir) yazılır. Roller netleşir.
Bir telefon,
bir sözleşme, bir taahhüt.
Tüm zincir sizde değil — bizde.
Konsept toplantısından söküm sonrası depolamaya kadar bir fuar standı sürecinde markaların temas etmesi gereken 17 ayrı muhatap vardır: mimar, üretici, baskıcı, nakliyeci, gümrük müşaviri, fuar idaresi, sigortacı… Düzey Fuar bu 17 muhatabı tek bir proje müdürü altında topluyor.
Proje müdürünüz; canlı Gantt çizelgesi, risk paneli, bütçe takip dosyası ve haftalık görüşme ritmiyle çalışır. Marka ekibinin tek mail kutusunda her şey görünür — proje değil, ekip tek noktadan.
Tek nokta · Custom
Brand · Teslim
Saha · Koordinasyon(02) PM KapsamıOn yedi muhatap
Tek noktada proje müdürü; mimar, üretim, lojistik, saha, gümrük ve fuar idaresinin marka adına temsilcisi.
On yedi muhatap
yerine bir mail kutusu.
Tek noktada proje müdürü; mimar, üretim, lojistik, saha, gümrük ve fuar idaresinin marka adına temsilcisi.Proje müdürünüz, sözleşme imzasından sonra atanır ve standın depodan çıkış raporunun yazıldığı güne kadar değişmez. Bu süreçte mimar ekibi, üretim atölyesi, baskı hattı, lojistik birimi, saha şefi, sigortacı, gümrük müşaviri ve fuar müdürlüğü temasları onun üzerinden ilerler. Marka ekibinin tek mail kutusu vardır; sorular tek bir kişiye gider, cevaplar 4 saat içinde geri döner.
Çalışma metodumuz; canlı Gantt çizelgesi, risk paneli (RAID — Risks, Assumptions, Issues, Dependencies), haftalık 30 dakikalık status call ve değişiklik talep dosyası üzerinde işler. Bütçe, takvim ve kapsam değişikliklerinin her biri yazılı olarak onaylanır; sözleşmenin dışına çıkmadan, çıkıldığında yazılı olarak fark hesabı sunulur. PMI/Prince2 metodolojilerinin sektöre uyarlanmış disiplinli versiyonunu uyguluyoruz.
(03) PM Süreciİmza gününden
Her evrenin teslim çıktısı, kontrol noktası ve marka onay imzası vardır.
İmza gününden
söküm sonuna altı evre.
Her evrenin teslim çıktısı, kontrol noktası ve marka onay imzası vardır.— 01
— 02
Master takvim & Gantt
Tasarım, üretim, lojistik, saha ve söküm evrelerinin ayrıntılı master takvimi çıkartılır; canlı Gantt panosu marka ekibiyle paylaşılır.
— 03
Risk paneli & RAID log
Olası risk başlıkları (gecikme, gümrük, malzeme tedariki, hava koşulu) önceden listelenir; her risk için mitigation planı yazılır.
— 04
Haftalık ritim & status call
30 dakikalık haftalık ritim; o haftanın görevleri, blokerler ve karar bekleyen başlıklar gözden geçirilir. Tutanak 24 saat içinde paylaşılır.
— 05
Değişiklik talebi yönetimi
Tasarım, takvim veya kapsam değişikliği talepleri yazılı CR (change request) ile değerlendirilir; süre ve maliyet etkisi marka ekibine sunulur.
— 06
Saha + söküm + retrospektif
Saha kurulumunun ardından açılış raporu, söküm sonrası teslim raporu ve retrospektif toplantı; bir sonraki fuara taşınacak öğrenmeler.
(04) PM YetkinlikleriDisiplinli bir proje hattı —
Her yetkinliğin somut bir aracı ve teslim çıktısı vardır; PowerPoint slaydı değil, panoda canlı duran iş.
Disiplinli bir proje hattı —
havalı bir slogan değil.
Her yetkinliğin somut bir aracı ve teslim çıktısı vardır; PowerPoint slaydı değil, panoda canlı duran iş.Takvim
Canlı Gantt panosu
MS Project / Asana üzerinde canlı Gantt; her görev sorumlu, başlangıç-bitiş ve bağımlılık ilişkili.
Risk
RAID log & risk paneli
Riskler, varsayımlar, problemler ve bağımlılıklar; haftalık güncellenir, marka ekibiyle paylaşılır.
Bütçe
Bütçe takip dosyası
Sözleşme satırları, gerçekleşme, fark ve onaylı değişiklikler tek dosyada; yazılı CR olmadan harcama yok.
İletişim
Haftalık status call
30 dk’lık ritim; ajanda + tutanak + aksiyon listesi her hafta paylaşılır.
CR
Değişiklik talep yönetimi
Tasarım, kapsam, takvim CR’leri sözleşme ile uyumlu olarak değerlendirilir; etki analizi yazılı.
Retrospektif
Fuar sonrası rapor
Açılış raporu, NPS, foto raporu ve retrospektif öğrenmeler; bir sonraki fuara taşınır.
(05) Neden Düzey PMTek imza, tek garanti.
Üretici firmanın proje yönetimi; aracı stüdyolarda mümkün olmayan dört maddeyi mümkün kılar.
Tek imza, tek garanti.
On yedi telefonu sizden biz devraldık.
Üretici firmanın proje yönetimi; aracı stüdyolarda mümkün olmayan dört maddeyi mümkün kılar.01
Tek mail kutusu
Mimara, üreticiye, baskıcıya, nakliyeciye, gümrük müşavirine ve fuar müdürlüğüne ayrı ayrı yazmanıza gerek yok. Tek bir proje müdürü hepsini sizin adınıza yönetiyor.
02
Yazılı CR rejimi
Tasarım veya kapsam değişikliklerini sözlü değil yazılı olarak ele alıyoruz. "Şöyle olabilir mi?" sorusunun bütçe ve takvime etkisi 24 saat içinde net hâliyle yanıtlanır.
03
RAID disiplini
Riskleri bir Excel dosyasında değil bir RAID log’unda izliyoruz. Her riskin sahibi, mitigation planı ve durumu vardır; haftalık güncellenir.
04
Söküm sonrası retrospektif
Fuar bittikten sonra "yorgunluk attığımız" değil, bir sonraki fuara aktaracağımız öğrenmeleri yazdığımız bir retrospektif toplantımız var. Disiplin kalıcı olunca proje müdürü değişse bile kalite düşmüyor.
(06) PM Sayıları
Disiplinin rakamları.
Son 12 ayda yönetilen projelerin operasyon raporu.0 saat
Mail yanıtlama SLA’sı
0%
Söze değil yazıya bağlı CR onayı
0
Proje müdürü — projenin başından sonuna
0/100
NPS — son 12 ay marka geri bildirimi
(07) Sıkça Sorulan
Proje yönetimine dair.
Sözleşme, takvim ve değişiklik talebi süreçlerine sık başlıklar.Hayır. Sözleşmenin ilk gününden söküm sonrası retrospektife kadar atanan proje müdürünüz değişmez. Sadece müdür izinli olduğunda bilgilendirilmiş bir vekil saatlik destek verir; karar alacak isim aynıdır.
Evet, change request (CR) süreciyle. Talep yazılı olarak alınır, etki analizi (süre, maliyet, risk) 24 saat içinde çıkarılır, marka ekibi onayı sonrası sözleşmeye ek olarak işlenir. Sözlü onayla ilerleyen iş, faturalanan iş demek değildir.
Sözleşme satırları, gerçekleşme ve fark bütçe dosyasında her hafta güncellenir. Sözleşme dışına çıkma ihtimali doğduğunda marka ekibine önceden raporlanır; sürpriz fatura prensibimize aykırıdır.
Build-up sırasında saha şefi ile proje müdürü WhatsApp grubunda saatlik temas hâlindedir. Marka ekibi tek bir numarayı arar; saha müdahalesi yönetilen sürecin bir parçasıdır.
Haftalık status call tutanağı, RAID log güncellemesi, bütçe takip dosyası, build-up öncesi son hazırlık raporu, açılış günü teslim raporu ve söküm sonrası retrospektif. Tüm raporlar şifreli proje panonuzda arşivlenir.
Evet, marka odaklı çalışmamız tercih ettiğimiz model. Bir markanın yıllık fuar takvimi (örneğin 4 fuar) tek bir proje müdürü altında planlanır; her fuarın retrospektif öğrenmesi bir sonrakine taşınır.